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Samedi, 23 Août 2014

le Cahier de liaison

Présentation

Cahier de liaisonLe carnet de liaison permet les échanges entre les parents d’élèves et les enseignants. L’enseignant peut, via l’annuaire, expédier une correspondance électronique individuelle (vers les parents d’un élève) ou collective (vers tous ou certains parents des élèves de la classe). Les parents peuvent aussi utiliser le cahier de correspondance pour contacter l’enseignant de leur enfant (exemple : demande d’un rendez-vous). L’historique des échanges entre parents et enseignant est conservé toute l’année scolaire. Ce module comprend aussi une fonction « impression » de la correspondance en autant d’exemplaire que d’élèves concernés, pour une utilisation via des moyens classique (carnet de correspondance papier).

Fonctionnalités

Les personnes suivantes peuvent lire un ou plusieurs cahiers de liaison :

  • Les parents : chaque parent accède au cahier de liaison de son (ses) enfant(s)
  • Les enseignants : l’enseignant gère le cahier de liaison de sa classe
  • Les directeurs : ils peuvent intervenir dans les cahiers des classes de leur école. Un directeur pouvant effectuer les mêmes opérations qu’un enseignant dans un cahier de liaison, on ne parlera que du profil “enseignant” dans cette page.

Un cahier de liaison est composé de discussions (aussi appellées “correspondances”) sur des sujets précis, chaque discussion étant composée d’un premier message puis de réponses se succédant chronologiquement, comme dans un forum.

Consulter un cahier de liaison

Pour l’enseignant, l’accès au cahier se fait via la classe. Pour le parent, il se fait via son enfant.

La liste des discussions est affichée, avec pour chacune d’entre elle les informations suivantes :

  • Titre et début de l’échange
  • Qui est concerné, où l’on distingue 3 cas
    • Un seul élève est concerné : son nom est affiché
    • Plusieurs élèves sont concernés (mais pas tous) : le nombre d’élèves est affiché
    • Tous les élèves de la classe sont concernés, sans exception : la mention “Toute la classe” est affichée
  • Le nombre de réponses
  • La date et l’auteur du dernier message
  • La date et l’auteur de la correspondance

Devant chaque discussion, l’icône Non lu indique les discussions dans lesquelles de nouveaux messages ont été écrits depuis votre dernière lecture. En cliquant sur le symbole, vous êtes automatiquement redirigé vers le premier message non lu.

Vue enseignant

Toutes les discussionsL’enseignant peut choisir les correspondances à afficher par l’intermédiaire du panneau situé à gauche :

  • Toutes : affiche toutes les discussions relatives à la classe, qu’elles concernent un élève en particulier, plusieurs élèves ou l’ensemble de la classe
  • Celles de la classe entière : n’affiche que les discussions concernant l’intégralité des élèves de la classe
  • Celles d’un élève (avec choix de l’élève) : affiche les discussions impliquant l’élève. Ceci englobe les discussions ne concernant que l’élève, les discussions concernant plusieurs élèves dont lui, et les discussions concernant toute la classe.

Vue parent

Toutes les discussionsLe parent d’élève voit les correspondances concernant son enfant, qu’elles le concernent uniquement lui, ou aussi d’autres élèves voire toute la classe.

Lire une discussion

La discussion se présente sous forme de messages, affichés les uns sous les autres, comme dans le forum, par ordre chronologique. Pour chaque message, le nom et l’avatar de l’auteur sont affichés

Le premier message

Le premier message initie la discussion et précise quels élèves sont concernés. L’enseignant peut également l’imprimer en autant de fois que d’élèves concernés (voir ci-dessous).

Les réponses

Les réponses apportées sont affichées en-dessous, dans l’ordre chronologique. Chaque réponse concerne un enfant en particulier, dont le nom est mentionné. Les réponses qu’apporte un enseignant ne peuvent concerner toute la classe : la réponse est orientée vers un parent.

Spécial enseignant : imprimer et filtrer

DiscussionA l’intérieur d’une discussion, l’enseignant dispose de deux fonctionnalités dont ne dispose pas le parent :

  • Imprimer : Sous le premier message figure un lien “Imprimer (X exemplaires)”, où X correspond au nombre d’élèves concernés par la discussion. Le lien permet d’afficher le premier message en le répétant X fois. L’impression de cette page est optimisée (l’interface autour des messages ne s’affiche pas), de façon à ce que l’enseignant puisse ensuite simplement découper les messages et les distribuer aux enfants.
  • Filtrer par élève : Dans la zone “Concerne” du premier message, l’enseignant peut cliquer sur les différents élèves. Il peut ainsi n’afficher que les messages de la discussion reliés à un élève. Parmi les réponses ne s’affichera que la correspondance entre l’enseignant et les parents de cet élève.

Répondre à une discussion

Répondre Une fois que la correspondance est initiée, un échange peut s’opérer entre les parents et l’enseignant. Pour pouvoir répondre, l’enseignant doit avoir choisi un élève : chaque message étant relié à un élève, il ne peut pas répondre à tous les parents d’un coup. Seul le premier message, initiant la discussion, peut être adressé à plusieurs parents. Pour le parent, étant automatiquement positionné sur son enfant, il peut répondre sans manipulation préalable.

Le formulaire de rédaction d’une réponse permet de recueillir le message, qui peut être mis en forme à l’aide des boutons situés sous la zone de saisie. Il est conseillé d’utiliser l’aperçu avant d’enregistrer le message.

Créer une discussion

Nouvelle discussion Les enseignants et les parents peuvent démarrer une nouvelle discussion en utilisant le bouton “Nouvelle correspondance”. Un enseignant peut choisir quels parents d’élèves seront concernés par la discussion : il peut cocher un ou plusieurs élèves, ou toute la classe. Le parent ne pourra lui que sélectionner son enfant.

Un titre est nécessaire, ainsi que le message qui initie la discussion. Le message peut être mis en forme à l’aide des boutons situés en-dessous et il est conseillé d’utiliser l’aperçu avant d’enregistrer (la modification ultérieure sera impossible).

Bon à savoir

  • Les valeurs des colonnes “Réponses” et “Dernier message” s’adaptent au filtrage effectué. Si l’enseignant affiche les discussions de toute la classe, il y verra le nombre total de réponses et la date du dernier message, tous parents confondus. S’il n’affiche que les discussions concernant un élève, le nombre de réponses et la date du dernier message ne correspondent qu’aux échanges enseignant-parents de l’élève.
  • Si l’enseignant imprime une correspondance (via le lien “Imprimer (X exemplaires)”) en utilisant Internet Explorer, les messages ne seront pas coupés par les bas de pages imprimées.

FAQ

  1. Pourquoi certains messages ont un entête brun et d’autres sont gris ?
    Les messages dont vous êtes l’auteur ont un entête (partie supérieure du message, comprenant l’auteur et la date) gris, les autres messages apparaissent en brun.
  2. Pourquoi certains messages ont un avatar et d’autres n’en ont pas ?
    L’avatar étant lié à chaque auteur de message, seuls les utilisateurs ayant choisi un avatar voient leurs messages illustrés de leur avatar.
  3. Je ne peux pas répondre à une correspondance, comment cela se fait-il ?
    Il n’est possible de répondre que si les messages affichés concerne un et un seul élève. Si vous êtes un parent, vous pouvez toujours répondre car vous consultez le cahier de votre enfant. Si vous êtes un enseignant et que vous consultez une discussion, vous devez filtrer la discussion et n’afficher que les messages concernant un élève et ses parents pour pouvoir y répondre.