les Téléprocédures

Le module téléprocédures, aussi appelé “Espace ville-écoles” a pour objectif de simplifier et faciliter les nombreux échanges entre les directeurs des écoles et les agents de la ville. Les directeurs renseignent des formulaires de demande de téléprocédures qui sont directement transmis à la collectivité. Les agents de ville accèdent à un tableau de bord qui leur permet de traiter les téléprocédures : délégation des rôles entre les agents, modification du statut, échanges avec le directeur, impression, envoi de la téléprocédure vers un email extérieur. Chaque ville définit ses propres types de téléprocédures, ensuite disponibles pour ses écoles, via une interface d’administration.

Chaque directeur accède aux téléprocédures de son école. Il peut filtrer les demandes (par mot-clé et type, ou afficher les interventions closes qui sont masquées par défaut), afficher le détail d’une téléprocédure et en démarrer une nouvelle parmi la liste des téléprocédures mises à disposition par sa ville.

Sous les téléprocédures s’affichent deux zones : “Les actualités de la ville” et “Documents aux directeurs”. Les informations et documents s’y trouvant sont mis en ligne par la ville, via un blog spécialement dédié aux échanges ville-écoles. On affiche ici les 3 derniers articles, mais le directeur peut accéder au blog entier pour lire en détails tous les messages de la ville et télécharger tous les documents proposés.

Seuls les directeurs peuvent démarrer une nouvelle téléprocédure. Après avoir choisi le type, le directeur renseigne les informations suivantes dans ce formualaire :

• titre : description de la demande. Vaut par défaut le nom du type, mais est librement modifiable.
• objet : libellé de la demande, qui sera affichée dans la liste des interventions
• détail : la demande précise

Après validation, la téléprocédure est créée dans le statut “Nouveau”. Elle s’affiche immédiatement chez le directeur et les agents de sa ville concernés.

La fiche d’une téléprocédure reprend les informations décrivant la demande (date, statut, école avec ses coordonnées, type, titre et détail), en ajoutant une zone d’échanges qui sont des messages écrits soit par le directeur soit par un agent de ville.

L’agent de ville dispose de la liste des téléprocédures émanant des écoles de sa ville. La vue est identique que celle d’un directeur, à ces différences près :

• le nom des écoles est affiché
• un filtrage est possible par école (liste déroulante)
• il ne peut pas démarrer de téléprocédure
• il peut accéder à l’Administration des téléprocédures (voir plus loin)
• des pictogrammes de couleur donne une information par rapport à la date de dernière action effectuée dans chaque téléprocédure
• son rôle est indiqué pour chaque téléprocédure

La vue agent de ville reprend la vue directeur en y apportant quelques modifications :

• dans l’entête, le code couleur lié à la date de dernière action est repris (avec mention du délai entre cette dernière action et le jour courant)
• la liste des agents de ville accédant à la téléprocédure est affiché, avec possibilité de la modifier (voir plus loin)

• l’agent de ville peut écrire des “notes internes”. A la différence des “messages” (qui peuvent écrits par les directeurs et les agents de villes, et qui s’affichent chez les 2 types de personnes), les notes internes ne peuvent être écrites que par les agents de ville, et elle ne sont visible que par les agents de ville. Elle permettent ainsi aux différents agents travaillant sur une même téléprocédure

• il peut aussi changer le statut de la téléprocédure. Il peut ainsi modifier le statut de “Nouveau” à en “En cours” et en “Clos”.

• il peut également transmettre la téléprocédure à l’extérieur, par mail. Pour se faire, il doit renseigner une adresse mail d’expéditeur, une adresse de destinataire, et optionnellement une adresse de copie et un message personnalisé. La demande sera alors envoyée par mail à l’expéditeur, dans un format HTML indiquant reprenant uniquement l’entête de la téléprocédure (type, école...) et son détail. Les messages et notes internes, considérés comme privés, ne sont pas transmis.

Le format imprimable reprend l’entête de la téléprocédure (type, école...), la liste des responsables+lecteurs (pour un agent) et son détail. Les messages et notes internes, considérés comme privés, ne sont pas affichés.

Un responsable peut modifier la liste des responsables et lecteurs. Il doit renseigner leurs logins, soit en les saisissant à la main, soit en faisant une recherche dans l’annuaire. Les responsables et lecteurs ajoutés sont prévenus par message privé.

L’administration permet de :

• gérer les types de téléprocédures
• accéder à l’administration des actualités et documents aux directeurs

Les informations suivantes sont à saisir pour créer un type de téléprocédure :

• nom : description rapide
• en ligne : les directeurs ne peuvent démarrer que des téléprocédures dont le type est en ligne. Ce choix permet de préparer des types de téléprocédures et de ne les rendre utilisables qu’après vérification, ou de ne plus rendre accessible un type de téléprocédure qui ne s’utilise que 6 mois dans l’année par exemple
• format : format utilisé dans la zone de saisie suivante
• contenu : le texte qui s’affichera auprès du directeur quand il fera sa demande, et qu’il pourra compléter
• responsables : l’agent de ville en charge des téléprocédures de ce type. Un au moins obligatoire.
• lecteurs : les agents de ville qui ne pourront que lire ces téléprocédures
• emails : adresses mail d’expéditeur, de destinataire, de copie, et message personnalisé pour les envois des demandes vers l’extérieur.

Les champs responsables, lecteurs et emails sont repris dans chaque téléprocédure de ce type, mais ils peuvent être modifiés et personnalisés téléprocédure par téléprocédure.

Dans ces 2 zones, des liens “Administrer” renvoient vers le blog dédié aux téléprocédures (un blog par ville). L’administration des actualités renvoie dans la rubrique “Articles” du blog, et l’administration des documents dans la rubrique “Pages”.

• Au démarrage d’une téléprocédure, la date de dernière action correspond à la date de démarrage. Ensuite, la date de dernière action est automatiquement mise à jour à chaque message ajouté. L’ajout d’une note interne ne modifie pas la date de dernière action.
• Au démarrage d’une téléprocédure d’un type donné, les agents marqués comme responsables et lecteurs de ce type sont affectés dans la téléprocédure et prévenus par message privé. Ils peuvent par la suite être librement modifiés, les nouveaux responsables ou lecteurs étant à leur tour prévenus par message privé.
• En cas de modification d’un type de téléprocédure, les téléprocédures existantes, du même type, ne sont pas impactées par les modifications, qui ne seront prises en comptes uniquement sur les prochaines téléprocédures.
• Le format par défaut des types de téléprocédures est défini par le paramètre teleprocedures.parameter.default_format du module teleprocedures (par défaut : fckeditor)
• Dans l’administration des types de téléprocédures, les formats proposés par sont définis par le paramètre teleprocedures.parameter.default_format du module teleprocedures (par défaut : wiki,dokuwiki,html,fckeditor)

1. Pourquoi y a-t-il un icône devant certaines téléprocédures ?
   Ceci signifie qu’au moins un nouveau message a été écrit dans la téléprocédure depuis votre dernière lecture de la téléprocédure.

Récapitulatif des droits (les croix signifient que l’action est autorisée), pour un directeur et un agent de ville dans une même ville :

X (1) : limité aux seuls agents ayant expréssement un droit de lecteur ou responsable sur la téléprocédure
X (2) : limité aux seuls agents ayant expréssement un droit de responsable sur la téléprocédure